Der 1. August 2023 macht Neues möglich: Pünktlich zum ersten Jahrestag seiner Einführung wird das notarielle Online-Verfahren auf weitere praxisrelevante Anwendungsfelder im Gesellschaftsrecht ausgeweitet. Damit können zahlreiche für Gründer und Gesellschafter relevante Beurkundungen und Beglaubigungen zukünftig vollständig digital abgewickelt werden.
GmbH-Gründungen, Satzungsänderungen, Registeranmeldungen
Bereits seit August letzten Jahres können Beurkundungen zur Gründung einer GmbH oder einer UG (haftungsbeschränkt) sowie Beglaubigungen von Anmeldungen zum Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister online erfolgen. Zum 1. August 2023 wurde der Anwendungsbereich der notariellen Online-Verfahren erheblich erweitert: Fortan kann auch die Gründung von GmbHs mit Sacheinlage bzw. Sachagio auf Wunsch der Beteiligten grundsätzlich online vorgenommen werden. Gleiches gilt für einstimmig gefasste Gesellschafterbeschlüsse über Satzungsänderungen sowie für Kapitalerhöhungen. Zudem erfasst die Erweiterung die Beglaubigung von Anmeldungen zum Vereinsregister, sodass künftig alle gesellschaftsrechtlichen Registeranmeldungen digital erledigt werden können.
Technische Voraussetzungen für die Teilnahme
Das Online-Verfahren erfolgt über ein besonders gesichertes und in staatlicher Verwaltung betriebenes Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer. Die Voraussetzungen für die Teilnahme sind einfach: Benötigt werden lediglich ein Computer, Laptop oder Tablet mit Kamera und Mikrofon, ein handelsübliches Smartphone mit der kostenfreien Notar-App sowie ein aktueller Lichtbildausweis mit freigeschalteter eID-Funktion, etwa der Personalausweis. Die rechtssichere Identifizierung erfolgt in einem zweistufigen Verfahren anhand des elektronischen Identitätsnachweises (eID) und des Lichtbildes der Beteiligten. Bei älteren Ausweisdokumenten (Ausstellungsdatum vor dem 02.08.2021) wird für das Auslesen des Lichtbildes über die Notar-App zusätzlich ein Reisepass benötigt. Die Videobeurkundung genügt höchsten Anforderungen an Rechtssicherheit und Datenschutz, sodass die Vertraulichkeit der persönlichen Daten uneingeschränkt gewährleistet ist. Digitale Beurkundungen oder Beglaubigungen in anderen Staaten, wie etwa Österreich, erreichen dieses Maß an Rechtssicherheit nicht und werden in Deutschland daher regelmäßig nicht anerkannt. Bürgerinnen und Bürger sollten solche Angebote daher meiden.
Praktischer Ablauf
Anfragen für ein notarielles Online-Verfahren können nach erfolgreicher Registrierung über die Internetplattform der Bundesnotarkammer im Handumdrehen an den Notar gestellt werden. Der Notar darf in Online-Verfahren tätig werden, wenn der Sitz der Gesellschaft oder der Wohnsitz eines Gesellschafters bzw. Geschäftsführers innerhalb seines Amtsbereichs liegt. Sobald die Urkundsvorbereitungen abgeschlossen sind, findet zum vereinbarten Termin die Videokonferenz statt. Diese läuft ähnlich ab wie eine Beurkundung oder Beglaubigung vor Ort: Nach der Identifizierung der Beteiligten wird die notarielle Urkunde wie gewohnt verlesen und erläutert. Dabei können die Beteiligten den Text in einem weiteren Fenster der Videokonferenz mitverfolgen. Sind alle Fragen geklärt, wird die Urkunde elektronisch unterzeichnet. Dies erfolgt durch einen für die Beteiligten einfach und intuitiv zu bedienenden Signiervorgang mittels individueller TAN.
Amtshandlungen in Präsenz weiterhin möglich
Das Online-Verfahren ist eine zusätzliche Option für die Beteiligten. Selbstverständlich können alle Beurkundungen und Beglaubigungen auch weiterhin wie gewohnt in Präsenz vorgenommen werden.