In Deutschland sind grundsätzlich nur Notare dafür zuständig, Beurkundungen jeder Art vorzunehmen sowie Unterschriften oder Handzeichen (sog. Unterschriftsbeglaubigung) und Abschriften (sog. Abschriftenbeglaubigung) zu beglaubigen.
Unterschriftsbeglaubigung
Ist durch Gesetz für eine Erklärung öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben, so muss darunter die Unterschrift des Erklärenden von einem Notar beglaubigt werden. Bei einer Unterschriftsbeglaubigung bestätige ich, dass der Unterzeichnende die Erklärung unterschrieben hat, ausgewiesen durch amtlichen Lichtbildausweis.
Der Unterzeichner kann entweder vor mir persönlich unterschreiben („vollzogene“ Unterschrift) oder vor mir persönlich bestätigen, dass er die Erklärung bereits unterschrieben hat („anerkannte“ Unterschrift).
Eine Unterschriftsbeglaubigung setzt grundsätzlich die persönliche Anwesenheit des Unterzeichners voraus. Eine Unterschriftsbeglaubigung mittels Online-Verfahren ist nur in besonderen gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten möglich.
Im Gegensatz zur notariellen Beurkundung muss der Text, den der Unterzeichner unterschrieben hat, vom Notar nicht vorgelesen werden. Die Erklärung und deren Inhalt sind nicht Gegenstand der notariellen Beglaubigung, sondern vom Unterzeichner selbst zu verantworten. Meine Beglaubigung bezieht sich nur auf die Unterschrift.
Soweit ich nicht mit der Fertigung des Entwurfs der Erklärung oder deren gesonderter Prüfung beauftragt werde, wird der Inhalt der Erklärung auch von mir nicht rechtlich geprüft. Ich muss jedoch die Beglaubigung ablehnen, wenn mir ersichtlich ist, dass Gründe bestehen, meine Amtstätigkeit zu versagen, zum Beispiel, wenn unredliche Zwecke mit der Erklärung verfolgt werden oder durch die Beglaubigung der Anschein erweckt werden soll, dass die Erklärung selbst von einem Träger hoheitlicher Recht stammt, obwohl dies nicht der Fall ist.
Deshalb muss der Text der Erklärung selbst nicht in deutscher Sprache abgefasst sein. Wenn die Urkunde für das Ausland benötigt wird, empfiehlt es sich, den Text gleich in der Landessprache abzufassen, um die Übersetzung einzusparen.
Abschriftenbeglaubigung
Bei der Beglaubigung einer Abschrift bestätige ich, die inhaltliche Übereinstimmung einer Abschrift mit einer Urschrift, einer Ausfertigung, einer beglaubigten oder einfache Abschrift.
Auch bei der Abschriftenbeglaubigung wird der Inhalt der Erklärung von mir nicht rechtlich geprüft. Ich muss jedoch die Beglaubigung ablehnen, wenn mir ersichtlich ist, dass Gründe bestehen, meine Amtstätigkeit zu versagen, zum Beispiel, wenn mir ersichtlich ist, dass das Ausgangsdokument gefälscht ist oder durch die Beglaubigung der Anschein erweckt werden soll, dass die Erklärung selbst von einem Träger hoheitlicher Recht stammt, obwohl dies nicht der Fall ist.